Voiko työntekijä kieltäytyä Teams-puheluiden nauhoittamisesta?
Etäkokousten ja tekoälyn yleistymisen myötä monilla työpaikoilla etätapaamisten nauhoittaminen ja tekoälyn hyödyntäminen kokousmuistioiden laatimiseen on yleistynyt. Tämä on herättänyt kysymyksen: miten äänitallenteita käytetään? Entä onko nauhoittamisesta mahdollista kieltäytyä?
Työntekijällä on aina oikeus nauhoittaa yksityiseen käyttöön keskustelu tai puhelu, johon itse osallistuu, joskin hyviin tapoihin kuuluu ilmoittaa nauhoittamisesta keskustelun toiselle osapuolelle. Sen sijaan työnantajan nauhoittaessa videopuhelua tallenne on henkilötieto, jonka käsittelyä säätelevät tietosuojalaki sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Jälkimmäisen mukaan työnantaja saa käsitellä vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, joten mitä tahansa keskusteluja ei saa nauhoittaa.
Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava hyväksyttävä oikeusperuste, kuten työntekijän suostumus puhelun tallennukseen. Kun henkilötietojasi käsitellään, sinulla on aina oikeus saada tietoa niiden käsittelystä, tarkastaa ja oikaista tiedot tai vaatia niiden poistoa, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Lisäksi on tiettyjä arkaluontoisia henkilötietoja, joita saa käsitellä vain erityisillä ehdoilla, kuten tietoa siitä, kuuluuko työntekijä ammattiliittoon.
Hyvä käytäntö on sopia työyhteisöissä tai projekteissa etukäteen tavat, miten kokoukset tallennetaan ja miten niissä esitettyjä tietoja käsitellään myöhemmin. Jos haluat kieltäytyä Teams-puheluiden nauhoittamisesta, kannattaa ensin olla yhteydessä työpaikkasi tietosuojavastaavaan ja selvittää, mikä puheluiden nauhoittamisen tai muistioiden laatimisen peruste on. Tietosuojavastaavan yhteystietojen pitäisi löytyä työnantajasi tietosuojaselosteesta. Jos puheluiden nauhoittaminen perustuu työntekijän suostumukseen, voit kieltäytyä niiden nauhoittamisesta.
Teksti: Mari Winter, RIAn edunvalvontapäällikkö