1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rakennusinsinöörit ja –arkkitehdit RIA ry
PL 357
Albertinkatu 23 A
00121 Helsinki
Y-tunnus:  0116831-5
Tietosuojavastaava Antti Aarnio

2. Rekisteröidyt 

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenten sekä työntekijöiden henkilötietoja. 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Rakennusinsinöörit ja –arkkitehdit RIA ry:n (tekstissä myöhemmin RIA ry tai RIA-liitto) jäsenyhdistykset ovat antaneet yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon RIAn ylläpidettäväksi. Jäsenyhdistysten puheenjohtajilla ja sihteereillä on rajoitettu pääsy jäsenrekisteriin oman yhdistyksensä jäsentietojen osalta. 

RIA ry:n ylläpitämän jäsenyhdistysten jäsenten henkilörekisterin (jäsentietojärjestelmän) tarkoituksena on myös välittää jäsenetuja ja –palveluja ko. järjestöjen henkilöjäsenille sekä huolehtia jäsenmaksujen perinnästä henkilöjäseniltä ja tukea koulutuksellista, ammatillista ja työmarkkinallista edunvalvontaa.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Rekisteröityjen ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on RIAn toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. 

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. 

4. Käsiteltävät henkilötiedot  

Rekisterissä käsitellään RIA-liiton jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: 

- etu- ja sukunimi 
- osoitetiedot 
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- jäsennumero
- syntymäaika
- henkilötunnus
- kassanjäsenyys
- jäsenjärjestöjäsenyys
- luottamustoimet
- koulutustausta
- työpaikkatiedot, tehtävänimike, toimiasema, työhistoria
- jäsenmaksulaskut ja niiden suoritustiedot sisältäen hakemukset jäsenmaksun alentamiseksi 
- huomionosoitukset ja arvonimet
- lehtitilaukset ja jäsenkortti

Jäsenyydestä eronneista tai erotetuista ym. tiedot säilytetään, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luovuteta edelleen.

Luottamusmiehistä, luottamusvaltuutetuista, hallituksen jäsenistä, yhteyshenkilöistä ja muista edunvalvontaan osallistuvista talletetaan:

- nimi ja henkilötunnus

- osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot

- työnantaja, toimipaikka, tehtävänimike,  toimiasema, työhistoria, noudatettva työehtosopimus

- järjestö- ja luottamustehtävät, huomionosoitukset, arvonimet

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu RIA-liiton henkilörekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.  

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi, esimerkiksi vakuutuspalvelut ja erilaiset tutkimukset  

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin jäsen on RIAn jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä RIAn oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai RIAn sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Tällainen peruste on esimerkiksi työttömyyskassan jäsenyys, minkä osalta henkilötiedot säilytetään kunnes henkilö täyttää 68 vuotta.  

9. Profilointi 

RIA-liitto voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa jäsenen profilointia. Profiloinnin seurauksena jäsen saa hänelle paremmin kohdennettua viestintää ja palveluja. 

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa RIAlle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).  

Jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat RIA-liiton käsittelemät henkilötiedot; 
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on RIA-liiton oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa. RIA ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.  

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

12. Yhteydenotot 

Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse RIAn tietosuojavastaava Antti Aarniolle osoitteeseen antti.aarnio​ria.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyshenkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

Rakennusinsinöörit ja –arkkitehdit RIA ry
Antti Aarnio
PL 257
Albertinkatu 23 A
00121 Helsinki

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.3.2023.